Der Magic Cube des Field Inventory Management

Der Magic Cube des Field Inventory Management

BESTANDSMANAGEMENT IM MARKT MIT ARVATO

Arvato bietet Medizintechnik-Herstellern mittels eines Tools Unterstützung bei der Analyse, wie ein optimales Field Inventory Management für Ihr Unternehmen aussehen kann. Das grundsätzliche Vorgehen veranschaulicht der Magic Cube des Field Inventory Management.

Hersteller von Medical Devices stehen zunehmend vor der Herausforderung, ihre Produkte am Point of Care zu managen: Deren Kunden, die Krankenhäuser, fordern eine schnelle Lieferung der Produkte bis auf die Station sowie eine ständige Verfügbarkeit der Medizintechnik bei gleichzeitig niedrigem Kapitaleinsatz. Für Hersteller bringt das Abschreibungen für abgelaufene Produkte, zusätzliche Kosten für Inventuren und eine Überlastung des Außendienstes mit Nebenaktivitäten im sich verschärfenden Wettbewerb mit sich.

Managed Consignment Stocks als optimale Ergänzung zum Zentrallager

Viele der nennenswerten Medizintechnik-Hersteller setzen auf europäische Zentrallager innerhalb global organisierter Logistikstrukturen. Durch damit verbundene relativ lange Lieferzeiten zum Point-of-Care können „Out of Stock“-Situationen auftreten, die dann oft zu sehr kostspieligen Eil- und Notfallbelieferungen oder sogar zu einem Umsatzausfall für den Medizintechnikhersteller führen. Professionelle Bestandsmanagement-Modelle sind hier die Lösung. Insbesondere intelligente Field Inventory Management Lösungen bilden die Brücke zwischen zentralen Lagern und der lokalen Verfügbarkeit von Beständen.

Optimiertes Bestandsmanagement als Herausforderung für die Hersteller

„Hersteller von Medical Devices versuchen sich im Markt von Wettbewerbern zu differenzieren, indem sie z. B. einen höheren Servicelevel, also das Schnüren von modularen Servicepaketen, die über die reine Anlieferung in den Wareneingang des Krankenhauses und den Direktverkauf hinausgehen, sowie attraktive Abrechnungskonzepte anbieten. Ziel ist hierbei, den Zahlungszeitpunkt für das Krankenhaus bestmöglich an den Zeitpunkt des OP-Eingriffes anzunähern und gleichzeitig eine höchstmögliche Produktverfügbarkeit zu garantieren“, erklärt Dr.-Ing. Sebastian Verhoeven, Vice President STOK Europe. Ansätze hierfür können die Einrichtung von Konsignationslagern (Long Term Consignment) oder die Verwendung sogenannter Implant- oder Loaner-Kits (Short Term Consignment) sein, bei denen individuelle, für bestimmte Operationen zusammengestellte Komponenten passend für einen Eingriff in Krankenhäuser geliefert werden.

Eine offensichtliche Schwachstelle bei der Anwendung dieser Bestandsmanagement-Konzepte ist dabei die hohe Belastung der Außendienstmitarbeiter der Hersteller, welche die Bestände vor Ort kontrollieren oder sich häufig selbst um die Rückführung von Kits und Kurzläufern kümmern müssen. Auch ergeben sich weiterführende Schwierigkeiten: Eine dieser Herausforderungen liegt im optimalen Management der Bestände. Hersteller haben oftmals nicht die komplette Transparenz über den Produktverbrauch und somit kein vollständiges Wissen über den aktuellen Bestand und Bedarf im Krankenhaus. Diese Unsicherheit führt schnell zu Über- oder Fehlbeständen. Damit geht das Risiko von Abschreibungen durch Verlust bzw. Verfall, von Umsatzverlusten oder einer unangemessen hohen Kapitalbindung in den Konsignationslagern einher. Im schlimmsten Fall besteht die Gefahr, dass abgelaufene Produkte implantiert werden.

Eine weitere Herausforderung für Hersteller ist die Auswahl der richtigen Kombination von Long Term und Short Term Consignment-Modellen und somit eine maßgeschneiderte Lösung für jedes Produkt und jeden Kunden. Oftmals wird einfach nur ein Konzept für alle Produkt- und Kundengruppen angewandt. Damit wird zwar Komplexität reduziert, es werden aber auch Kosteneinsparpotenziale vergeben. „Eine mögliche Lösung, um verschiedene Ansätze zu kombinieren und dennoch die Komplexität zu meistern, bietet STOK mit einem eigens entwickelten Kalkulationstool. Anhand aktueller Bestandsdaten der Hersteller erarbeitet STOK ein maßgeschneidertes und kosteneffizientes Konzept. Für alle Kunden stellen wir einen hohen Servicelevel in Verbindung mit geringem Managementaufwand sicher“, weiß Matthias Klütt, Country Manager DACH & NL STOK.

Welche Konzepte kennt der Markt?                                                                                                                                                  Long Term Consignment – Cycle Counting, Inventory Management und Co.

Generell wird unter Long Term Consignment (LTC) verstanden, dass Hersteller am Point of Care Lager einrichten, in denen Produkte permanent bis zu deren Verwendung gelagert werden. Verbrauchte Artikel werden von den Krankenhäusern abgemeldet, wodurch die Abrechnung sowie Nachlieferungen angestoßen werden. Passiert dies nicht, kommt es zu fehlender Transparenz und folglich zu Schiefständen zwischen physischen und systemischen Beständen, was zu „Out of Stock“-Situationen führen kann. Um dies zu vermeiden bauen Hersteller häufig übermäßig hohe Bestände auf und erhöhen dadurch das im Markt gebundene Kapital sowie das Risiko des Verfalls der nicht benötigten Produkte. Durch regelmäßige Cycle Counts wird die Transparenz in Bezug auf die Konsignationslager erhöht und die zuvor erwähnten Schiefstände verringert. Dazu fahren Vertriebsmitarbeiter der Hersteller oder spezialisierte STOK-Mitarbeiter in die Krankenhäuser, um Bestände zu erfassen und Differenzen vor Ort oder im Nachgang zu klären. Der Hersteller erhält detaillierte Analysen der Verbräuche und Empfehlungen für Optimierungen im Bestandsmanagement. Durch das Outsourcing an Dienstleister wird die Arbeitsbelastung der Sales Reps reduziert; es bleibt mehr Zeit für deren Hauptaufgaben, wie Vertrieb und Kundenberatung. Außerdem nutzen Dienstleister Skaleneffekte, da sie für mehrere Hersteller gleichzeitig arbeiten.

Beim Inventory oder Use Before Date Management wird das Cycle Counting um die Identifizierung und die gezielte Rückholung von kurz vor dem Verfall stehenden Produkten ergänzt. Ziel ist, diese Produkte noch sinnvoll zu verwenden und somit Abschreibungen zu verhindern. Zusätzlich werden kurzlaufende Produkte für einen fristgemäßen Verbrauch gekennzeichnet. Artikel mit zu kurzer Restlaufzeit werden noch vor Ablauf der Sterilisation proaktiv abgeholt und bei Bedarf durch neue ersetzt.

Das Vendor Managed Inventory (VMI) ist das Full Service Paket im Long Term Consignment: Von Bestandchecks über das Wiederauffüllen der Produkte auf den definierten Zielbestand bis hin zum Abrechnungsservice. „Hersteller, die den STOK VMI Service nutzen, steigern ihre Umsätze, da das Pflegepersonal nur noch das benötigte Produkt aus dem Regal greifen muss und alles Weitere durch STOK erledigt wird. Das wird natürlich gerne genutzt“, so der Country Manager DACH & NL STOK.

Short Term Consignment

Im Gegensatz zum LTC-Konzept wird beim Short Term Consignment (STC) ohne feste Locations in Krankenhäusern gearbeitet. Vielmehr bekommen die Krankenhäuser die Produkte in sogenannten Kits jeweils in verschiedenen Ausprägungen für einen Eingriff zur Verfügung gestellt. Im Anschluss wird das Kit inklusive des nicht verbrauchten Materials zurückgeholt und die fehlenden Artikel abgerechnet. Das Risiko von zu hohen Beständen und Verfall besteht hier nicht. Oft sind diese Kits allerdings einige Wochen unterwegs, was die Abrechnung verzögert und das Risiko von Beschädigungen oder Verlusten erhöht.

Durch unnötig lange Umlaufzeiten verspätet sich auch die Zahlung des Krankenhauses und beschädigte bzw. verlorene Produkte müssen abgeschrieben werden. Kümmert sich der Hersteller selbst um die Rückführung, entsteht oftmals ein Konflikt zwischen den eigentlichen Kernaufgaben des Mitarbeiters und der Notwendigkeit, kurzfristig ein Kit zurückzuholen. Hinzu kommen Kosten- und Machbarkeitsaspekte: Außendienstmitarbeiter sind oftmals für Tätigkeiten, wie der Abholung eines Implant Kits, überqualifiziert und zu teuer. Viele der Kits passen nicht in die Fahrzeuge der Außendienstflotte und werden deshalb mit kostspieligen Transportern bis zum Point of Care geliefert und anschließend wieder abgeholt. STOK hingegen verfügt über solche logistische Möglichkeiten. Entsprechende Fahrzeuge werden dediziert für solche Aufgaben, wie der Abholung von Implant Kits, genutzt. Häufig reduzieren sich die Umlaufzeiten damit auf wenige Werktage.

Forward Stocking Locations

„Ein sehr hoher Anteil der heutigen Bestände in einem Krankenhaus sind Sicherheitsbestände. Bündelt man diese in einer zentral gelegenen Forward Stocking Location (FSL), können diese stark reduziert werden und das gebundene Kapital sinkt“, weiß Matthias Klütt. Aus FSLs können insbesondere Notfallsendungen sowie die Lieferung von Implant Kits innerhalb weniger Stunden bis auf die Krankenhausstation erfolgen. Sowohl LTC- als auch STC-Konzepte in Verbindung mit FSL gehen mit einem hohen Managementaufwand beim Hersteller einher und gehören nicht zu dessen Kernkompetenz.

Die maßgeschneiderte Lösung von STOK – eine Kombination verschiedener Services

Für Hersteller von Medical Devices gibt es zahlreiche Treiber, die bestimmen, welches Konsignationsmodell am besten für die jeweiligen Bedürfnisse geeignet ist. Drei Haupttreiber spielen eine besondere Rolle: Der Warenwert der einzelnen Produkte, die Verbrauchsfrequenz sowie der Umsatz mit dem Krankenhaus, aber auch die Besiedlungsdichte einer Region und die Größe von Kliniken sind zu beachten. Um ein individuelles, modulares Field Inventory Konzept im Rahmen der zuvor beschriebenen Lösungen zu erstellen, sollten Hersteller auf eine Kombination aus sich ergänzenden Dienstleistungen setzen. Der hierzu nutzbare Ansatz kann ein von STOK zur Verfügung gestelltes Portfolio sein – der „Magic Cube des Field Inventory Management“.

Zur Herleitung und Anwendung können einige Kernaussagen als Leitfaden herangezogen werden:
  1. Die Kombination aus hohen Verbrauchsschwankungen bei niedrigen Produktwerten und ebenfalls niedrigen Umsätzen sollte zur Anwendung eines Direktkaufmodels (niedrigster Servicelevel, da das Krankenhaus alle Tätigkeiten selbst vornimmt) führen. Eine Ausnahme kann hier sein, dass der Kunde als strategisch angesehen wird und sich ein höherer Service in Wachstumspotential umwandeln lässt.
  2. Wenn die Umsätze mit dem Krankenhaus hingegen hoch sind, sollte auch über einen hohen Servicelevel nachgedacht werden. Nicht nur, um den Kunden für die Umsätze zu belohnen, sondern auch, um den hohen Umsatzanteil im Haus zu sichern oder um neue Umsatzanteile zu gewinnen.
  3. Je höher sowohl Produktwerte als auch Verbrauchsschwankungen sind, desto eher sollte auf eine individuelle Bereitstellung der Produkte zurückgegriffen werden. Hier bieten sich Direktlieferungen aus FSLs und Implant Kits an.
  4. In sehr vielen Fällen lohnt sich das Angebot eines Long Term Consignment-Services mit regelmäßigen Cycle Counts. Unter anderem bei niedrigen Verbrauchsschwankungen und verhältnismäßig hohen Produktwerten oder aber bei verhältnismäßig niedrigen Produktwerten mit relativ hohen Umsätzen. In diesem Zusammenhang interessant: mehr als zwei Drittel der befragten Krankenhäuser bevorzugen laut einer kürzlich durchgeführten STOK-Studie* mindestens quartalsweise Zählungen!
  5. Kundenumsatz korreliert mit Ballungszentren: Je mehr Krankenhäuser sich in einer Region befinden, desto höher die Kosteneffizienz. Dies ermöglicht die Bereitstellung hoher Servicelevels, da nun auch für kleinere Häuser oder Abteilungen mit geringerem Umsatz Services wie FSLs oder VMI angeboten werden können.

Die folgende Abbildung stellt die zuvor aufgeführten Kernaussagen und die jeweiligen Servicelevels, das Bestandssenkungspotential und die Höhe der Managementaufwände beim Hersteller dar.

Eine detailliertere Grafik. 

Zusätzliche Vorteile durch Outsourcing
des Bestandsmanagements

Ein weiterer wichtiger Faktor, neben der Senkung des Managementaufwands, der Erhöhung des Servicelevels und der Senkung des gebundenen Kapitals, sind die möglichen Bündelungseffekte. Zum einen bewerten knapp 80 Prozent der befragten Krankenhäuser das gleichzeitige Durchführen von Inventuren mehrerer Hersteller als positiv bzw. sehr positiv, da die Abläufe im Krankenhaus deutlich weniger gestört werden.

Zum anderen ergeben sich bei der Anwendung von Outsourcingmodellen zusätzliche Synergiepotenziale für die Hersteller, da der STOK-Mitarbeiter nur einmal anfahren, sich nur einmal anmelden und einmal die Ware in die Klinik einschleusen muss, was sich positiv auf jeden Business Case auswirkt.


Mit STOK Bestände effizient steuern

„Durch das Einbinden der STOK-Services in die Konsignationslagermodelle der Hersteller helfen wir unseren Kunden, Kosten zu sparen und sich gleichzeitig durch Erhöhung des Servicelevels von der Konkurrenz abzuheben. Die Konsignationslagerverwaltung löst sich von einem zentralen Punkt, dem Krankenhaus, auf eine höher gelegene Ebene in der Supply Chain und wird dadurch sowohl effizienter als auch transparenter. Der Bestandswert und somit das gebundene Kapital sinkt bei gleichzeitiger Vermeidung von Stock-Out-Situationen aufgrund des schnellen Zugangs aus Forward Stocking Locations in den Markt“, erklärt Dr.-Ing. Sebastian Verhoeven. Auch eine STOK Studie* zur Anforderung von Krankenhäusern, durchgeführt von STOK im Mai 2018 und noch fortlaufend, bestätigt: 98 Prozent der Befragten sind im Hinblick auf die momentanen Analysen der Differenzen durch STOK vor Ort zufrieden.

Die Arvato-eigenen Forward Stocking Locations können nahtlos in jede Consignment Lösung integriert werden. Selbstverständlich sind die FSLs in das Europäische Warehouse-Management- und das Qualitätsmanagement-System von Arvato integriert. Kunden haben so die vollständige Kontrolle und Übersicht über ihre Bestände und Produkte außerhalb der Zentrallager bei gleichzeitiger Just-in-Time-Organisation von dringend benötigten Lieferungen.

Diese eiligen Lieferungen werden mit eigenen Fahrzeugen und geschulten Fahrern durchgeführt; Kosten für teure Expresslieferungen aus den Zentrallagern entfallen. „Der Sales Rep übermittelt beispielsweise nur noch die Information, zu welchem Zeitpunkt bestimmte Produkte für eine Operation im Krankenhaus benötigt werden. STOK erledigt den Rest“, sagt Verhoeven.
Für Dreiviertel der befragten Krankenhäuser erleichtern die durchgeführten Inventuren die tägliche Arbeit, so ein weiteres Ergebnis der Studie*.

Der Sales Rep übermittelt nur noch die Information, zu welchem Zeitpunkt bestimmte Produkte für eine Operation im Krankenhaus benötigt werden. STOK erledigt den Rest.

Dr.-Ing. Sebastian Verhoeven
Vice President STOK Europe

Analyse-Tool als Grundlage für individuelles Lösungskonzept

Durch das komplexitätsbeherrschende und hochwertige Dienstleistungsportfolio von STOK profitieren sowohl Hersteller als auch Krankenhäuser.

Welche Art des Bestandsmanagements und welche Services die größten Vorteile bringen, kann herstellerindividuell - zunächst anhand der Kernaussagen des Magic Cubes sowie des Weiteren mit Hilfe eines von STOK und dem Lehrstuhl für Transportsysteme und -logistik der Universität Duisburg entwickelten Kalkulationstools berechnet werden. Dazu können in einem Template Daten der Supply Chain des Herstellers - wie beispielsweise die Orte der aktuellen Bestände im Feld oder Angaben zu Abschreibungen - hinterlegt werden. Anhand dieser Daten erarbeitet STOK ein maßgeschneidertes Konzept, das den Hersteller dabei unterstützt, einen optimierten Mix aus LTC, STC oder FSLs aufzubauen.

Der Magic Cube dient hierbei als Orientierung. „Wir passen diese Empfehlungen kundenindividuell an, um gemeinsam mit dem Hersteller das am besten geeignete Servicepaket zu finden und somit dessen Absatz zu steigern, Inventurdifferenzen zu reduzieren und Kosten zu senken“, betont Klütt. STOK kümmert sich um das Management der Produkte und optimiert mit seiner langjährigen Erfahrung das Inventar der Medizintechnik-Unternehmen im Feld.

*Alle Ergebnisse der in Kooperation mit dem Lehrstuhl für Dienstleistungsmanagement
der Universität Paderborn durchgeführten Studie können hier nachgelesen werden: Zu den Ergebnissen

Sie haben Fragen? Sprechen Sie mich an.

Dr.-Ing. Sebastian Verhoeven

Dr.-Ing. Sebastian Verhoeven

Vice President STOK Europe