Spielwarendistribution in der Vorweihnachtszeit

Santa und seine Arvato-Elfen

Könnte sich der Weihnachtsmann einen Dienstleister aussuchen, der ihm bei der Logistik unter die Arme greift, dann wäre das sicher Arvato Supply Chain Solutions. Kaum ein anderer kennt sich so gut mit der rechtzeitigen Belieferung von Handel und Konsumenten aus wie Arvato und insbesondere im Weihnachtsgeschäft laufen die Mitarbeiter, die mit Beauty- und Fashionprodukten, Consumer Electronics oder Spielwaren zu tun haben, zur Höchstform auf.

Als Spezialisten sowohl im B2B- als auch B2C-Bereich wissen die Mitarbeiter aus den verschiedenen Geschäftsbereichen genau, was ihre Kunden und deren Kunden an Weihnachten erwarten. Schnelle Prozesse und kurze Lieferzeiten sind essentiell für den Erfolg im logistisch anspruchsvollen Vorweihnachtsgeschäft. Doch auch in anderen Bereichen der Supply Chain erhöht sich der Aufwand durch Zusatzleistungen wie kundenseitige Supportanfragen. So steigt zum Beispiel im Geschäftsbereich Consumer Products nicht nur die Menge an verschickten Produkten, die über Webshops eingekauft werden, um ein Vielfaches des normalen Tagesvolumens an, auch die Quote an produktbezogenen Nachfragen und damit die Zeit, die auf die Beantwortung verwendet werden muss, erhöht sich spürbar. Im Bereich Hightech & Entertainment macht sich Weihnachten vor allem durch den deutlich höheren Versand von elektronischen Spielen und technischen Accessoires bemerkbar. Doch nicht nur der Online-Handel muss reibungslos laufen – auch im stationären Handel erhöhen sich die Umfänge in den Monaten vor Weihnachten deutlich.

Dr. Karsten Jakuschona, Director Sales Toys - Arvato Supply Chain Solutions

Neben den typischen Konsumgüter-Industrien sticht dabei gerade an dem für Kinder so wichtigen Weihnachtsfest natürlich eine Branche besonders heraus: Die Spielwarenindustrie. Arvato Supply Chain Solutions betreibt die Logistik für verschiedene große Spielwarenhersteller - und die haben in der Vorweihnachtszeit Hochkonjunktur.

Innovative Experimentierkästen, Schminkkoffer für kleine Fans erfolgreicher Disney-Serien und quietschbunte Plüschtiere, die mit großen Kulleraugen jedes Kinderherz im Sturm erobern – wenn sich die Türen zur Kundenbetreuung des Geschäftsbereichs Publisher öffnen, könnte man meinen, in einem Spielwarenparadies für Kinder und auch Erwachsene gelandet zu sein.

Auf nahezu jedem Regal sind die angesagtesten Weihnachtsgeschenke der Saison zu finden. Doch hier wird nicht gespielt, sondern hart gearbeitet. Jeder, der in der Spielzeugabteilung eines Kaufhauses oder beim Online-Handel ein Produkt dieser Marken kauft, kann sicher sein, dass es in Verl kommissioniert und zum Händler geschickt wurde. Und das sind in der Vorweihnachtszeit traditionell sehr viele: „Die letzten drei Monate des Jahres sind im Spielwarengeschäft die Hauptauslieferungszeit“, erzählt Dr. Karsten Jakuschona, Director Sales Toys bei Arvato Supply Chain Solutions. „In diesem Quartal wird mehr als die Hälfte des gesamten Jahresvolumens ausgeliefert. Das bedeutet, dass wir im Durchschnitt die vierfache Bestellmenge abarbeiten.“

Paketflut zum Jahresende

Danach beruhigt es sich dann relativ schnell wieder, doch bis dahin gilt es noch, einige Herausforderungen zu meistern. Schließlich müssen die Verkaufsregale des Handels in den Wochen vor Heiligabend immer prall gefüllt sein, um alle Weihnachtswünsche erfüllen zu können. Sorge bereiten Karsten Jakuschona in diesem Zusammenhang die Transportdienstleister, die momentan sehr schwer zu bekommen sind: „Rückt die Weihnachtszeit näher, brummt das Transportgeschäft. Schließlich bestellen die Menschen von Jahr zu Jahr mehr Geschenke im Internet. Das wirkt sich massiv auf die verfügbaren Transportkapazitäten aus.“

Eine Entwicklung, die Arvato Supply Chain Solutions als Dienstleister und Fulfillment-Partner vor enorme Herausforderungen stellt – schließlich gilt es, für das Weihnachtsgeschäft entsprechende Warenmengen und zusätzliche Puffer bei Lagerkapazität und Personal vorzuhalten, um das gesteigerte Bestellvolumen von bis zu 150 Prozent zu kompensieren. Gerade das wachsende Online-Geschäft bringt massive Spitzen mit sich, die von Jahr zu Jahr extremer ausfallen.

Harald Wittenstein, Leiter Technik am Standort Verl - Arvato Supply Chain Solutions

Die Verler Weihnachtselfen

In der Wareneingangshalle der Spielwarendistribution herrscht emsiger Betrieb, es gibt keine freien Stellplätze mehr. Zwischen den Paletten voller Spielzeug und Plüschtieren kurven die Staplerfahrer in hohem Tempo durch das Labyrinth und nehmen dabei ganz gezielt Paletten auf. Woher wissen sie, wo sich die einzelnen Waren genau befinden? „Das ist ganz einfach“, erklärt Harald Wittenstein, Leiter Technik bei Arvato Supply Chain Solutions in Verl. „Jeder Platz ist elektronisch verwaltet und seit einer Woche haben wir sogar ein neues Navigationssystem im Einsatz, das die Mitarbeiter ganz gezielt zum Stellplatz des jeweiligen Produktes führt.

Wenn Spielwarengeschäfte oder Onlinehändler Plüschtiere, Sammelkarten oder Brettspiele für ihre Endkunden bestellen, dann durchlaufen diese Produkte garantiert das 40.000 Quadratmeter große Verler Logistikzentrum, das als hocheffiziente Warendrehscheibe fungiert. Konkret: Wenn ein Spielwarenhersteller ein neues Produkt entwirft und es dann bei einem chinesischen Produzenten bestellt, lässt er es direkt nach Verl liefern, wo es dann lagert, bis ein Händler es mit einem Auftrag abruft. Dafür ist der Standort mit einer speziellen, auf die Belange der Spielwarenindustrie zugeschnittenen Infrastruktur ausgestattet, die mit effizienten Prozessketten die Belieferung der Handelskunden über das ganze Jahr sicherstellt.

Sabina Altmann (l.) and Tina Simon (r.)

Im "Weihnachtsmodus"

Vom Warenausgang geht es weiter in die Kommissionierhalle. Hier warten regenbogenfarbene Einhörner, glitzernde Drachen oder Rentiere mit grünem Geweih darauf, für den Handel verpackt zu werden.

Täglich werden hier bis zu 2.500 Kartons mit verschiedenen Artikeln bestückt und an den Handel versandt. Dafür stehen an der Kommissionierstraße Kartons mit bis zu 400 Artikeln bereit, die in der aktuellen Phase zum Teil mehrmals am Tag wieder befüllt werden müssen. „In der Vorweihnachtszeit sind wir ausschließlich im Auslieferungsbereich tätig und dort mit der Kommissionierung betraut“, sagt Sabina Altmann, die trotz des hohen Aufkommens viel Freude an ihrer Arbeit hat. „Dabei fühlen sich die Mitarbeiter manchmal wie die Weihnachtselfen in einem Spielfilm, die dem Weihnachtsmann dabei helfen, seine Arbeit zu bewältigen.“

Doch statt einer grün-roten Mütze mit Glöckchen tragen die fleißigen Arvato-Elfen einen kleinen Computer an der Hand. Die Displays der Handhelds zeigen sogar mit Foto an, welche Stofftiere und Spiele in welches Paket kommen. „Das Wichtigste ist, die hohe Qualität zu wahren, was bei dem derzeitigen Volumen wohl die größte Herausforderung ist.“, schildert Tina Simon, die ebenfalls in der Kommissionierung arbeitet.  Hier leisten die von Arvato entwickelten Handterminals wertvolle Hilfe. Seitdem sie im Einsatz sind, liegt die Fehlerquote praktisch bei null.
Trotz der vielen Arbeit sind die Mitarbeiter das Weihnachtsfest noch nicht leid. „Natürlich freue ich mich auf Weihnachten und packe auch gerne Geschenke ein“, bekundet Tina Simon. „Allerdings kaufe ich lieber im Laden als online und führe auch gern mal ein Gespräch mit den Verkäufern. Schließlich kommen Spielwaren ja bei allen Menschen sehr gut an und sind immer ein schönes Gesprächsthema.“

Wenn die ‚Weihnachtselfen‘ die kleinen Kuscheltiere verpackt haben, fahren diese in ihren Kartons weiter durch die Anlage. Sobald die Kartons fertig kommissioniert sind, wird ihr Gewicht kontrolliert. Da im System exakt hinterlegt ist, was die leeren Kartons und die einzelnen Artikel wiegen, sind Fehlbeladungen ausgeschlossen. Sobald ein Paket zu schwer oder zu leicht ist, sortiert der Computer es automatisch aus. Dann muss ein Mitarbeiter den Inhalt noch einmal überprüfen. Erst wenn alles stimmt, wird der Karton geschlossen und kann weiter in Richtung Warenausgang gehen. „Bevor die Papiere gedruckt werden können, gilt es allerdings noch, die Sonderwünsche der Händler zu erfüllen“, sagt der Technikleiter. „Und die sind in der Spielwarenbranche vielfältig.“ Sie reichen von Ein- und Umpacken über spezielle Aufkleber, Etiketten, Schleifen und Stempel bis hin zum Bestücken von Displays, die dann in den Verkaufsräumen des Handels stehen. „Wir verschicken hier fast keine Pakete ohne irgendeine Form von Sonderleistung – das gehört für uns dazu.“ Auch der Handel hat eben einen Wunschzettel. Und die Mitarbeiter von Arvato Supply Chain Solutions in Verl möchten wie der Weihnachtsmann und seine Elfen natürlich alle Wünsche erfüllen.

Am Ende werden die gepackten Pakete zwar nicht auf einen Schlitten geladen, aber die LKWs, die jeden Tag das Gelände verlassen, haben trotzdem jede Menge Weihnachtsgeschenke an Bord…

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