Erfolgsfaktor Expertenwissen

Starkes internationales Netzwerk

Göksun Tan (Mitte) und ihr Projekt-Team

Wenn Göksun Tan montagmorgens ihr Projektbüro in der Halle 18 am Standort Gütersloh betritt, gilt ihre erste Aufmerksamkeit grundsätzlich der großen Wandtafel gegenüber ihres Schreibtisches. In wenigen Minuten ist das abwischbare Board mit einer langen Liste neuer To Dos gefüllt, die abgearbeitet werden müssen. „Ich finde es gut, wenn ich die Jobs buchstäblich vor der Nase habe. So kann ich immer wieder prüfen, was noch getan werden muss. Schließlich muss ich als verantwortliche Projektmanagerin den Überblick behalten, damit wir den Job erfolgreich und in der vereinbarten Zeit abschließen können.“

Im aktuellen Fall hat ein international agierendes  Entertainment-Unternehmen Arvato SCM Solutions mit der Warenauslieferung ins europäische Ausland beauftragt. Dafür wurden in den vergangenen sechs Monaten die zugehörigen IT-, Reporting-, Transport-, Logistik- und Warehousingprozesse zum Teil komplett neu aufgesetzt. „Die besondere Herausforderung bei diesem Auftrag liegt in der hohen Anzahl der Komponenten. Das Sortiment umfasst rund 10.000 Artikel, die individuell erfasst, eingelagert sowie bearbeitet und europaweit versandt werden müssen. Damit das reibungslos verläuft, müssen die zugehörigen und zum Teil recht komplizierten Prozesse frühzeitig mit dem Kunden, aber auch intern genau abgestimmt und umgesetzt werden“, erläutert Tan.

Seit Anfang 2018 leitet sie das Expertenteam am Standort Gütersloh, das entsprechend der Kundenanforderungen speziell für diesen Auftrag zusammengestellt wurde. „Ich habe in fünf Jahren Projektarbeit nicht einmal erlebt, dass ein Team über ein Projekt hinaus personelle Kontinuität aufwies. Der Qualität der Arbeit schadet das aber nicht, sondern bringt im Gegenteil immer wieder neue Anregungen und damit auch Fortschritte.“ Bei ihrer Arbeit greift sie auf zahlreiche Standards und Tools zurück, die erst in den letzten Jahren für die Projektarbeit entwickelt wurden. „Gerade in diesem Punkt haben wir im Vergleich zu den Anfangsjahren große Fortschritte gemacht. Früher haben die Account Manager ihre Projekte quasi alleine gestemmt. Inzwischen können wir über Tools wie SharePoint und Jira alle Projekte transparent abbilden. Jeder Mitarbeiter kann die Informationen direkt einsehen und sich rasch einarbeiten. Das hilft uns bei der Umsetzung von Kundenaufträgen natürlich enorm weiter.“

Hochbetrieb vor dem „Go-Live“

In mehr als einem Dutzend Meetings täglich hat sie in den letzten Monaten in ihrem Team in unterschiedlichen Konstellationen immer wieder die Prozesse und Abläufe durchgespielt, geprüft, neu aufgesetzt und in der Praxis getestet. Dabei kommt der Projektarbeit zugute, dass jeder im Team Erfahrungen und Fachwissen aus bestimmten Bereichen beisteuert und so für eine sehr große Bandbreite an Expertise sorgt. Große Unterstützung erhält das Team dabei aus dem Arvato-Netzwerk, in das das Projekt eingebunden ist. Beispielsweise unterstützen Kollegen in Frankreich das Projektteam bei der Bearbeitung von Retouren, die vor Ort registriert, gesammelt und dann nach Deutschland überstellt werden.

Die erfolgreiche Umsetzung eines Auftrags ist immer eine Gemeinschaftsproduktion, in der zahlreiche Akteure eingebunden sind. Fast immer arbeiten wir mit der IT, dem Trade & Compliance-Team, dem Transport Management-Team sowie dem Sales/BD-Team und dem Einkauf zusammen, um die Projekte umzusetzen.

Göksun Tan

Am GoLive-Tag zahlen sich die monatelangen Planungen und Vorbereitungen aus: Dann gehen die ersten Live-Aufträge ein, die Auslieferungen starten und die täglichen Prozesse kommen ins Rollen. „Schon nach ein paar Tagen werden wir wissen, wie es läuft und ob alle Prozesse und Abläufe planmäßig funktionieren“, sagt Göksun. Wenn alles klappt, beginnt dann die Hypercare-Phase und die endgültige Übergabe an den Account Manager wird vorbereitet. Im Business Process Document werden wichtige Informationen (z. B. KPIs, SLAs etc.), Prozesse und Verantwortlichkeiten festgehalten und das Dokument schließlich an den zuständigen Account Manager übergeben. Ein Schritt, der Tan selten leicht fällt: „Wenn dieser Übergabeprozess abgeschlossen ist, ist es für mich und den Großteil des Teams Zeit, sich zu verabschieden. Das ist in der Regel nicht schön, gehört aber auch zum Leben eines Projektmanagers dazu.“

 

Die Basis ist interkulturelles Interesse

In zahlreichen Projekten in Europa, Nordamerika und Asien hat sie seit 2013 als Projektleiterin oder -mitarbeiterin gearbeitet. Bereut hat sie diesen Schritt noch nie. „Für mich könnte es nichts Schlimmeres geben als reine Routineaufgaben. Ich mag Abwechslung und Neues. Beides finde ich bei Arvato.“ Die Anforderungen an die Mitarbeiter im Projektmanagement sind allerdings hoch: Umfassende Fach- und Sprachkompetenz, die Bereitschaft, viel zu reisen, eine große Flexibilität und ein starkes interkulturelles Interesse sind nur ein paar Eigenschaften, die im internationalen Projektmanagement gefordert werden.

Dennoch wächst der interne Personalbedarf angesichts der großen externen Nachfrage stark. Daher werden verstärkt an Hochschulen beispielsweise neue Mitarbeiter für das Solutions Design Team in Düren angeworben, die oft schon nach kurzer Zeit zu den ersten Einsatzorten reisen. „Mir gefällt es im Unternehmen. Flache Hierarchien, der direkte persönliche Austausch, ein kollegiales Verhalten und sehr flexible und engagierte Kollegen – wir haben eine gute Basis für die Zukunft.“, sagt Göksun und wendet sich wieder der Wandtafel zu. Es gibt viel zu tun…

Göksun Tan

Göksun Tan leitet seit 2013 internatinonale Projekte bei Arvato SCM Solutions. Aktuell arbeitet sie mit ihrem Team an der Implementierung von Dienstleistungen für einen Kunden aus der Hightech-Branche.

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