Invoicing

Richtige Rechnungsstellung reduziert Zahlungsausfälle

Die Preisgestaltung wird zunehmend dynamischer, sowohl im B2C als auch B2B Umfeld. Im E-Commerce sind die klassischen Preisaktionen Rabattgutscheine oder temporäre Verkaufsaktionen. Im B2B Umfeld sind es individuell verhandelte Preisstaffeln oder einmalige Preissenkungen. Dies steigert die Komplexität- Kommt es z.B. zu einer Retoure ist es essentiell auf die initiale Preisfindung zugreifen zu können, damit auch die Gutschrift entsprechend berechnet werden kann. Um dies sicherzustellen, arbeiten wir bei Arvato mit einem System, in dem hinter jeder Ausgangsrechnung die entsprechende Preisfindung gespeichert wird. Diese setzt sich aus allen relevanten Preis- und Steuerkonditionen, sowie etwaigen Rabatten und sonstigen Beträgen, wie z.B. Frachtkosten, zusammen. Dies gibt unseren Kunden nicht nur die Möglichkeit Preise flexibel mit verschiedenen Parameter zu kombinieren, sondern erlaubt auch jederzeit Analysen rund um das Thema Preisgestaltung.

Beim Thema Ausgangsrechnung denken wir bei Arvato ebenfalls weiter: Wir denken nicht nur an ein Dokument, welches einen Verkauf nach dem Motto „Ware geliefert, Rechnung erstellt, Prozess beendet“ abschließt. Schlecht designte Rechnungen verwirren den Endkunden oft und führen zu falschen oder verspäteten Zahlungen. Das Ergebnis ist ein hoher manueller Aufwand um Zahlungen zuzuordnen oder fälschlicherweise verschickte Mahnungen an den Endkunden. Ein gutes Design, welches auf Verständlichkeit und landestypische Gebräuche achtet, hilft daher Kosten zu sparen und die Kundenerfahrung zu verbessern. Kleinigkeiten wie das leserliche darstellen der IBAN mit Leerzeichen und einer angemessenen Schriftgröße sind einfache Tricks wie eine Rechnung optimiert werden kann. Andere Optimierungen wie das Abdrucken der Rechnungsdetails in Form eines QR Codes zum Einscannen in einer Banking App kann gerade bei jungen Käufergruppen zu signifikanten Verbesserungen führen.

Auch rechtlich betrachtet ist die Rechnungsstellung von größter Wichtigkeit. Staaten sehen in Rechnungen den Beweis einer erbrachten Leistung und somit als Beweis einer Steuerschuld gegenüber dem Finanzamt. Um Steuerhinterziehung vorzubeugen konnten gerade in den letzten Jahren zunehmend strikter werdende Regelungen rund um die Rechnungserstellung und Rechnungsübermittlung beobachtet werden. Der größte Trend in diesem Bereich ist aktuell das E-Invoicing, bei dem im B2B Umfeld Rechnungen teilweise verpflichtend elektronisch übermittelt werden. Nicht selten geht eine Kopie direkt an den Staat. Somit ist es nicht verwunderlich, dass schon im Einkauf viele Endkunden jene Firmen ablehnen, die nicht entsprechende Standards in der Rechnungsstellung versprechen. Um dem vorzubeugen und sicher zu stellen, dass Rechnungen immer korrekt beim Endkunden ankommen verfolgen wir bei Arvato Supply Chain Solutions diese Änderungen in den rechtlichen Anforderungen sehr genau und stellen proaktiv unseren Kunden entsprechende Lösungen zur Verfügung.

 

Übersicht unserer Leistungen

  • Erstellung, Druck sowie postalischer und/oder digitaler Versand von Rechnungen im kundenspezifischen Layout
  • Beratung zum optimalen Rechnungslayout
  • E-Invoicing an Endkunden und öffentliche Auftraggeber konform mit landesspezifischen Anforderungen
  • Tracking der Bestätigung des Rechnungsempfangs beim E-Invoicing
  • Steuerung des Rechnungsversands basierend auf definierbaren Parametern
  • Kundenspezifische Zahlungsbedingungen basierend auf individuellen Absprachen oder Best Practices
  • Auditkonformes Speichern von Rechnungen

Ihre Vorteile

  • Dank langjähriger Erfahrungen im internationalen Umfeld kann Arvato Ihnen helfen, Rechnungen richtig zu designen sowie zu versenden und somit die Zahlungsmoral zu steigern und Falschzahlungen reduzieren
  • Aufgrund stetiger Optimierungen unserer Lösungen hinsichtlich rechtlicher Parameter und Formate sind Sie auf Änderungen immer bestens vorbereitet. Individuell anpassbare Parameter wie Zahlungsbedingungen oder Rechnungsformate erlauben es Ihnen, Ihre Kunden immer optimal zu adressieren

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